複数人のスケジュールを爆速でまとめる幹事の3つのコツ

部署をまたぐ会議や、人数の多い飲み会など、複数人のスケジュールを合わせるのは幹事にとって大きな負担です。ここでは、日程調整をスムーズに終わらせるための3つのコツをご紹介します。

1. キーパーソンの予定を先に押さえる

全員にアンケートを取った後で、「上司（または主役）が参加できない日になってしまった」という事態は避けなければなりません。まずは絶対に欠かせないキーパーソン2〜3人の空き日程を事前に確認し、そこを基準に全体の候補日を絞り込みましょう。

日程調整の案内を出す際は、必ず「〇月〇日（金）の午前中までに回答をお願いします」と具体的な期限を設けましょう。期限がないと後回しにされやすく、いつまでも日程が確定しません。また、期限の前日にはリマインドを送ることも効果的です。

回答率を下げる最大の要因は「回答するまでの手間の多さ」です。アカウント作成やアプリのインストールが必要なツールは避け、URLをクリックするだけで名前と〇×を入力できるシンプルなツール（AWASUなど）を選ぶのが、爆速で回答を集める最大の秘訣です。